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Por que e como automatizar o setor de suprimentos de obra

por Túlio Vieira, da Construa Resultados

Otimizar processos para ganhar produtividade é um “mantra” já utilizado em diversos setores da economia há muito tempo, porém os indicadores de produtividade da construção nos últimos anos caminharam para um caminho diferente, e isso está causando sérios problemas para o setor.

 

O mercado da construção civil, a cada dia que passa, está mais competitivo. No Brasil, muitas empresas fecham as portas e o desemprego no setor atinge patamares críticos, batendo 1 milhão de demissões nos últimos 4 anos. Por outro lado, intensifica-se a preocupação para que os empreendimentos saiam dentro do custo planejado e, com isso, a necessidade de controlar os recursos utilizados nas obras aumenta.

Se você deseja melhorar os resultados financeiros de seus empreendimentos, é preciso garantir que os processos aconteçam com maior de eficiência possível. A evolução da tecnologia trouxe diversas soluções para aumentar a produtividade das empresas com ganho de escala operacional.

Existem muitas áreas que já passam por essa automação, cada uma com seu grau de maturidade: Administrativo, Financeiro, Recursos Humanos, Marketing, Vendas, Engenharia, Suprimentos entre muitas outras.

Mas será que minha empresa consegue acompanhar a evolução da tecnologia? E quais os benefícios da automatização?

Como consultor de marketing e vendas para construtoras, incorporadoras e escritórios de arquitetura, vejo que essas são perguntas recorrentes de muitos empresários e gestores, e neste texto vou buscar esclarecer por que você deve automatizar o Suprimentos de obra e como implementar um novo processo.

Inovações na construção civil

A Indústria da construção civil é um próximos setores a ser revolucionado pela tecnologia. Segundo dados divulgados pela americana McKinsey, a produtividade da construção civil se manteve praticamente a mesma nos últimos 20 anos, enquanto as outras indústrias aumentaram 30%, em média:

Estes números apresentados, segundo a pesquisa, têm ligação direta com a baixa adesão dos empresários às novas tecnologias. A reportagem ainda ressalta sobre quão absurda é a quantidade de papel utilizada nos processos do setor (quem já imprimiu todas as pranchas de um projeto sabe do que estamos falando).

Por outro lado, são muitos desafios técnicos envolvidos para se automatizar todo o processo da construção civil. Começando pela diversas matérias envolvidas num empreendimento – da concepção à entrega e manutenção – em que diversas pessoas trabalham:

• Estudos de viabilidade;
• Licenciamento e aprovações;
• Planejamento (projeto, orçamento, cronograma);
• Contratações e gestão dos contratos;
• Suprimentos e gestão de estoques;
• Segurança do trabalho e gestão de pessoas;
• Controle da qualidade da construção;
• Legislações e normas;
• Acompanhamento físico-financeiro do empreendimento;
• Atendimento ao cliente;
• Ações de marketing e vendas;
• Gestão de ativos;
• Serviços de pós-venda;
Entre muito outros…

Todos estes fatores levaram à estagnação do mercado, porém a disrupção nunca esteve tão perto de acontecer. A demanda por métodos construtivos que superam as dificuldades das práticas tradicionais está escancarada nos dados citados acima e, para favorecer este movimento, as inovações estão chegando para deixar a construção mais eficiente, segura e sustentável.

Com as novas tecnologias, os canteiros de obras vão ficar cada vez mais desafiadores e as empresas devem se transformar para continuar no novo mercado.

Porque automatizar o Suprimentos de obra?

 

automacao suprimentos de obra

O setor de Suprimentos têm papel imprescindível na garantia do sucesso de execução dos projetos, uma vez que ele pode responder por mais de 50% de todo recurso financeiro aplicado na construção. Além de ser a ponte entre o canteiro de obras e os inúmeros fornecedores que atuam ao longo da execução de um empreendimento.

É  sempre bom lembrar que economizar na produção é tão importante quanto aumentar as vendas de produtos ou serviços de construção civil: você consegue calcular quanto a economia de 1% no custo da obra representa no seu preço de venda? O trabalho do setor de Suprimentos é um forte um aliado neste ponto!

Seu principal desafio é sempre fazer a melhor compra e, de preferência, com valores menores do que previstos em orçamento. Além disso, garantir que os materiais cheguem de acordo com a demanda prevista. Dentre as qualidades desejadas em um profissional de Suprimentos, destacam-se:

• Negociação de condições e preços;
• Conhecimentos de obra;
• Entendimento das especificações técnicas de cada compra;
• Conhecimento de fornecedores e mercado;
• Domínio da curva ABC da obra;
• Atendimento aos prazos;
• Estratégias para atender pedidos urgentes;
• Planejamento e histórico das compras;
• Qualificar os fornecedores.

Observamos que são atributos multidisciplinares. Com isso, o resultado de todo setor dependente de diversos fatores, muitos deles humanos e outros tantos operacionais, que podem ser suportados por ferramentas e sistemas. O Suprimentos de obra interage com grande parcela das atividades da obra, por isso é tão crítico.

A estratégia da empresa deve estar presente na contratação de mão de obra qualificada, criação de processos, monitoramento e melhorias do setor. Automatizar o setor de Suprimentos traz inúmeras vantagens para os gestores: permite acompanhar várias estatísticas de desempenho dos funcionários e estabelecer metas claras para alavancar resultados.

Além de reduzir o trabalho operacional dos colaboradores, a automação permite ao Suprimentos tornar-se um poderoso setor estratégico, ampliando seu poder de decisão baseado em dados.

Como automatizar o Suprimentos de obra

Para automatizar o setor de Suprimentos de obra na sua empresa é necessária a implementação de um novo processo. Para isso, recomendamos que você siga os passos abaixo:

1. Avaliar e desenhar o processo

Definir claramente o papel de todas variáveis dentro do processo de compra da sua empresa:

  • Quais são os problemas atuais?
  • Qual melhoria está buscando?

Somente avaliando o estado atual da organização será possível criar um plano que se ajuste às metas globais da empresa. Comece identificando as áreas mais críticas para iniciar as melhorias; você não precisa modificar o processo inteiro ou trocar todas as ferramentas de uma só vez. Avalie todo o processo, depois crie um plano para melhoria gradativa do mesmo.

 

2. Planejar a implementação do novo processo

Com os processos atuais e novos desenhados, podemos começar o planejamento das atividades de implementação. Defina quais são as metas da implementação do novo processo. Quais indicadores de desempenho apontam se a mudança valeu a pena? “Com o novo processo espero redução de X% no valor de minhas compras” ou  “Com o novo processo espero que meu comprador consulte X% mais fornecedores por mês”, são exemplos de indicadores que podem ser aplicados.

É extremamente importante que a empresa esteja alinhada com o propósito, expectativa e benefícios que a mudança trará para a organização.

Riscos

Há alguns riscos envolvidos em mudar um processo em execução dentro da sua empresa. Você precisa definir quais são esses riscos e criar um plano de ações de acordo com as chances de cada um ocorrer.

Um dos riscos mais comuns é que durante o processo de implementação, o rendimento da equipe poderá ter uma ligeira baixa. Deve-se prever esta improdutividade no planejamento e entender como parte da curva de aprendizado da equipe, para que não abandone o novo processo.

Treinamento

Pense no cronograma de treinamentos que terá com a equipe e os indicadores para medir seu desenvolvimento. É necessário se planejar em todas as etapas da transição, fazendo os ajustes necessários e documentando o processo, se possível. O treinamento será crucial para o sucesso da fase transitiva, junto com o alinhamento da equipe.

 

3. Implemente o processo

Depois de traçar o plano para implementação do processo é hora de executar. Esta será a parte mais díficil. Isto acontece porque a maioria das pessoas não quer realizar nenhuma mudança, por mais benéfica que seja, elas tendem a permanecer na chamada “zona de conforto”.
Portanto, se deseja elevar sua empresa para o próximo patamar aprimorando seus processos, você deve seguir convicto de sua decisão. Para conseguir atingir seus marcos, lembre-se:

• Tenha a meta final muito clara e alinhada com a equipe;
• Concentre primeiro nos principais problemas e gargalos.
• Reduza os principais riscos logo no início e antecipe-se aos problemas.

 

4. Avalie a implementação

O processo de melhoria contínua contempla avaliar tudo que foi realizado, assim são investigados os gargalos e pontos de melhoria. Fazendo as manutenções necessárias em seus processos regularmente, sua equipe se tornará mais apta a mudanças, facilitando a jornada.

Sempre acompanhe os indicadores de desempenhos: eles são cruciais para saber o que deu e o que não deu certo.

Resumindo…

Para alavancar sua empresa, você precisa ter estratégias claras de como promover o crescimento. Um bom começo é deixar todos os processos mais eficientes, podendo optar por ferramentas e sistemas para auxiliar nesta jornada.

O setor de Suprimentos tem papel vital no rendimento financeiro dos empreendimentos. A melhora em seu desempenho deixará sua empresa mais competitiva frente ao mercado acirrado.

Em minha agência, Construa Resultados, somos especialistas em negócios, marketing e vendas para construtoras. Fique a vontade para falar comigo.

Túlio Vieira

CEO, Construa Resultados