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5 passos para fazer uma reunião de suprimentos efetiva na sua obra

por Jéssica Huller

Veja algumas orientações que lhe ajudarão a fazer uma boa reunião de suprimentos com sua equipe

 

Já sabemos os benefícios e desafios em se fazer uma reunião de suprimentos. Neste material, produzido por nossa equipe de Sucesso do Construtor juntamente com dois profissionais experientes na área, você poderá revisar algumas dicas já passadas e conhecer outras que lhe ajudarão a implementar e melhorar estas reuniões.

1. Faça a reunião no início da semana

Realizar a reunião na segunda-feira, por exemplo, facilitará sua organização no processo de cotação e compras, uma vez que você terá a semana cheia para realizá-lo, sem uma grande quebra devido ao fim de semana.

2. Chame os responsáveis de cada frente de trabalho

O envolvimento de todos (encanador, eletricista, mestre de obras, engenheiro, compras e almoxarifado) é essencial para que se identifique a demanda de cada área, além de manter o engajamento da equipe frente a esse processo. Garantir que eles enxerguem valor nos benefícios da reunião de suprimentos é crucial para o bom funcionamento da mesma.

Dito isso, é importante ressaltar neste tópico:

• Encanador e eletricista devem participar das reuniões mesmo antes de iniciar a etapa de instalações. Tendo conhecimento prévio do projeto e/ou da obra, esses profissionais já poderão auxiliar com definição e planejamento de demandas, especialmente na hora de definir quantitativos.

• O responsável por receber os materiais em obra, independentemente do posto que ocupe, deve participar das reuniões. Isso fará com que ele se sinta responsável, parte do processo (como de fato é) e motivado a cobrar seu colegas.

• Trabalhe em parceria com o mestre de obras. Ele está em contato direto com a mão de obra e é o principal responsável pela cultura estabelecida no canteiro. Sendo assim, é imprescindível que ele veja valor em se realizar uma reunião de suprimentos e se comprometa com o bom funcionamento da mesma.

3. Organize a reunião

Especialmente no começo, você pode ter certa dificuldade para fazer com que a reunião seja produtiva. Sendo assim, aqui estão alguns pontos que podem te ajudar:

• Separe um pouco mais de tempo nas primeiras reuniões;

• Elabore uma pauta simples para lhe orientar durante a reunião (quais tópicos serão abordados e quanto tempo terá disponível para cada um);

• Divida a reunião em, pelo menos, 2 momentos:
– Validar as demandas desta semana (estabelecidas na reunião anterior);
– Estimar as demandas da semana seguinte.

• Divida as compras em 2 tipos:
Frequentes: materiais de uso rotineiro na obra, sem grande impacto financeiro, podem ser analisadas e aprovadas pela equipe de engenharia/suprimentos ou até mesmo a própria mão-de-obra.
Planejadas: compras de impacto mais elevado no orçamento da obra, que precisam ser analisadas juntamente com o pessoal do escritório, uma vez que afetam fortemente o fluxo de caixa.

4. Utilize seu planejamento

Usufrua da sua linha de balanço e confronte-a com as atividades que de fato estão ocorrendo para validar o alinhamento do planejado com executado.

Além disso, você pode estabelecer previamente as principais compras e prazos para cotações de cada etapa da obra. Isso, em conjunto com seu cronograma validado, irá lhe ajudar a prever demandas de acordo com as fases da obra.

É importante ressaltar que você não deve deixar de realizar compras planejadas por não ter certeza da quantidade exata de material. Fazer uma compra planejada com uma quantidade um pouco abaixo do real e, posteriormente, completar a necessidade da obra com uma compra menor gera um potencial de economia muito maior do que a realização de várias compras pequenas.

5. Auxilie a mão de obra a prever demandas

Como já comentamos, a cultura da construção civil não preza tanto pelo planejamento, o que dificulta a previsão de demandas futuras pela mão de obra, que precisará definir suas necessidades para a semana inteira e ainda estimar as da semana seguinte. Aqui estão algumas orientações para que você auxilie nesse processo:

• Se possível, imprima a lista de demandas estabelecidas na dica anterior (principais compras e prazos para cotações de cada etapa da obra) e leve para a obra. Isso ajudará a não esquecer nenhum insumo.

• Utilize a relação de parceria estabelecida com o mestre de obras, conforme a segunda dica, para que este cobre a mão de obra de forma mais próxima.

• Caso necessário, estipule um prazo, após a reunião semanal, para que as demandas da semana seguinte sejam passadas (um bom prazo, para uma reunião na segunda-feira, seria toda quarta-feira).

• Parabenize-os pelos bons resultados; isso irá manter a motivação e o sentimento de responsabilidade.

Resumo

Realizar uma reunião de suprimentos traz consigo alguns desafios para que os muitos benefícios sejam alcançados. Porém, com a ajuda das dicas apontadas nesse post, você certamente terá maior facilidade para implementar e melhorar sua reunião de suprimentos e usufruir das vantagens da mesma.

Agora que você já adquiriu um conhecimento prévio do assunto através dessa série de 3 posts, é hora de implementar e/ou melhorar sua reunião de suprimentos!

 

 

Jéssica Huller

Consultora de Implementação

É graduanda de Engenharia Civil na Universidade Federal de Santa Catarina. Foi empresária júnior no EPEC – Escritório Piloto de Engenharia Civil e hoje atua como Consultora de Implementação na Conaz, auxiliando as empresas a otimizar seus processos de cotação e compras.