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Como estabelecer uma cultura de planejamento de compras através da reunião de suprimentos?

por Jéssica Huller

Saiba como superar os desafios de implementar uma reunião de suprimentos e estabelecer uma cultura de planejamento de compras na sua construtora.

 

Você já sabe a importância de se realizar uma reunião de suprimentos eficiente e todos os benefícios que esse novo processo pode trazer para o planejamento de compras. Agora é hora de se preparar para os desafios que, como toda mudança de processos, a implementação dessa reunião traz. Afinal, não ser pego de surpresa faz toda a diferença!

A seguir, você conhecerá os principais obstáculos que vai enfrentar e como superá-los:

1. Ir contra a cultura da Construção Civil

A Construção Civil possui em sua cultura o hábito de não dedicar tempo planejando, o que gera, por exemplo, um descompasso entre o cronograma executivo e as cotações e compras da obra, ocasionando atrasos. A realização de uma reunião de suprimentos vem justamente de encontro a essa cultura, o que gera uma certa resistência por parte de alguns participantes em realizar essa mudança de processos. Lembre-se de garantir que todos enxerguem valor nos benefícios da reunião de suprimentos. Essa dica ajudará a superar esse desafio inicial e a preparar o terreno para o desafio de estabelecer essa nova rotina, como será abordado no próximo tópico.

2. Estabelecer o hábito

“A reunião de suprimentos é uma oportunidade de engajar as partes envolvidas na compra”

Como qualquer outro novo processo, será necessário estabelecer o hábito de realizá-lo para que ele funcione bem. As primeiras reuniões de suprimento tendem a ser menos eficientes, uma vez que os participantes não estão acostumados a ela. Elaborar uma pauta e separar um pouco mais de tempo para a reunião pode te ajudar nesse começo. Além disso, a dica do item anterior também é válida aqui: envolver todas as partes interessadas aumenta o engajamento da sua equipe, entre elas o responsável por compras, os engenheiros, almoxarifado, mestre de obra e outros.

No geral, uma construtora empenhada em estabelecer o hábito de uma reunião de suprimentos demora de 4 a 6 meses para obter os resultados mais claros e significativos.

3. Prever as demandas futuras

Na reunião semanal de suprimentos, os participantes deverão estabelecer as demandas da semana inteira e prever as da seguinte. Durante a implementação da reunião, será um desafio fazer com que todos se lembrem dessas demandas, esquecendo o mínimo de itens possível.

Uma dica é utilizar o cronograma executivo e estabelecer previamente as principais compras e prazos para cotações de cada etapa da obra. Além disso, é importante ressaltar que você não deve deixar de realizar compras planejadas por não ter certeza da quantidade exata de material. Fazer uma compra planejada com uma quantidade um pouco abaixo do real e, posteriormente, completar a necessidade da obra com uma compra menor gera um potencial de economia muito maior do que a realização de várias compras pequenas com quantidades assertivas.

4. Agendar um horário 

Encontrar um dia e horário em que todos os participantes necessários tenham disponibilidade para a reunião não será uma tarefa fácil. Será necessário estabelecer prioridades levando sempre em conta o resultado que as reuniões de suprimento trarão.

5. Centralizar as informações

Manter os registros do que foi tratado em reunião e, especialmente, das demandas especificadas será extremamente importante para a obtenção dos resultados esperados.

Será necessário centralizar essas informações e repassá-las para os membros da reunião para, em seguida, iniciar o processo de cotação.

6. Realizar pesquisas de preço eficientes

Para o bom funcionamento da sua reunião de suprimentos, você precisará realizar pesquisas de preço de forma eficiente no período de uma semana. Isso irá manter o planejamento estabelecido e possibilitar a obtenção de melhores preços.

Lembre-se que manter uma boa variedade de fornecedores e opções de compra é essencial para a saúde financeira da sua obra.

 

Jéssica Huller

Consultora de Implementação

É graduanda de Engenharia Civil na Universidade Federal de Santa Catarina. Foi empresária júnior no EPEC – Escritório Piloto de Engenharia Civil e hoje atua como Consultora de Implementação na Conaz, auxiliando as empresas a otimizar seus processos de cotação e compras.